Dacă ai lucrat fie și un pic în comunicare sau chiar dacă nu, dacă ai avut măcar o experiență care ți-a testat limitele și răbdarea atunci când ai încercat să promovezi un eveniment și te-ai lovit de frustrarea că (mai) nimeni din presă nu a preluat veștile tale pentru a le transforma în știre, este posibil ca acest articol să îți lămurească unele dintre nedumeriri și să te îndrume spre alegeri care data viitoare să-ți asigure o rată mai mare de succes.

Așadar, problema: trimiți comunicate de presă și nu le preia nimeni sau, în orice caz, nu acele instituții media la care visezi, ci poate numai site-uri mici, fără vizibilitate și fără public numeros și divers. Ce e de făcut? Dincolo de a-ți ajusta așteptările, bineînțeles, pentru că într-un fel vorbim de un eveniment local nișat (să zicem că organizezi un marș de susținere sau împotrivire față de o măsură privind viața unui parc într-un orășel, poate se dezvoltă sau poate e înjumătățit în mod suspect) și altfel discutăm despre ceva de anvergură și relevanță națională ori internațională (să fim inventivi și să punem aici primul festival pe plajă dedicat pinguinilor din România).

Soluția, pe scurt: să faci comunicatul cât mai accesibil pentru cel care îl primește. Să iei în calcul cel mai negru scenariu, acela în care nu există o echipă amplă care să aibă timp să dea unzip la nenumărate dosare cu documente și imagini vag relevante sau să transcrie dintr-un PDF ori chiar fără resurse pentru a pune mâna pe telefon, știm, știm, așa cum se face, pentru a cere detalii suplimentare de la expeditor. Ca reprezentant al unei instituții care trimite o comunicare despre ceva, trebuie să îți urmărești interesul: acela de a face tot posibilul să îți fie preluată noutatea de cât mai multe instituții media.

Informațiile

Ceea ce transmiți trebuie să fie, înainte de a fi catchy, demn de atenția unui jurnalist. Asigură-te că nu omiți detaliile esențiale: cine și ce face, când și unde, de ce. Să incluzi neapărat și afișul evenimentului – deci e obligatoriu să ai afiș pe care să-l pui la dispoziția viitorilor cititori în dimensiuni variate, astfel încât fiecare să poată alege ce se potrivește formatului site-ului sau ediției tipărite a publicației: pătrat, dreptunghiular etc. Nu uita de alte elemente relevante, cum ar fi programul ori un video de prezentare.

Adaptarea mesajului pentru receptor

Într-un fel vei prezenta noutatea ta pentru un site local, în cu totul altul vei structura prezentarea pentru un post de radio sau de televiziune național. Asigură-te că îți sunt cunoscute nu doar publicațiile spre care trimiți e-mailul, ci și profilul cititorilor și urmăritorilor, telespectatorilor ori ascultătorilor. Sunt publicații cu care pur și simplu nu se va potrivi știrea ta și e mai bine să știi din timp ce eforturi să nu depui în zadar.

Momentul ales

Multe redacții nu au personal pe durata weekendului, unii nu își mai verifică e-mailul după o anumită oră, iar în dimineața unei sărbători importante se cam relaxează munca peste tot, nu mai stă nimeni să dea reload la știri. Așadar, recomand să găsești un interval orar potrivit cu audiența pe care o ai în vedere, înainte de toate. În plus, încearcă să nu te suprapui cu evenimente mari și care pot fi anticipate (Crăciunul, un maraton recurent), genul despre care presa vuiește non-stop câteva zile, pentru că nu va rămâne loc și pentru noutatea ta. Asta dacă nu cumva e ceva mai important decât subiectul despre care se discută deja.

Evitarea spamului

Nu insista pentru preluare, odată primit un refuz; este dreptul fiecărui destinatar să ignore, din varii motive, informația primită. De cele mai multe ori, oricât de neplăcut ar fi să o spunem cu voce tare, un comunicat trimis este ignorat din unul sau mai multe dintre motivele următoare: prezentarea este banală și/sau incompletă, lipsa tocmai a documentul care ar trebui să transmită noutatea și/sau imaginile obligatorii de avut alături, lipsa datei și/sau a locului de desfășurare. Tot la această categorie aș adăuga și sugestia de a nu pune ca destinatar sau în CC pe toată lumea, neprofesionalismul se remarcă și astfel.

De asemenea, aici se încadrează și reclamele care se vor a fi mascate – pentru un produs sau eveniment comercial este bine să ai alocat un buget, astfel încât să fii sigur că mesajul tău ajunge acolo unde îți dorești și, mai mult, că ești transparent atunci când faptul că este un material plătit se vede și din unghiul din care privește cititorul, prin marcarea corespunzătoare.

Pe final, e de la sine înțeles că vorbim despre obligația – măcar morală – de a comunica arătând respect față de limba în care se transmite mesajul – nu trebuie să fie de mirare dacă un mesaj incorect, incomplet sau incoerent nu iese din inbox pentru a ajunge în mediul de comunicare vizat. Să ținem minte: comunicarea eficientă nu e nici nesfârșită, nici pompoasă.

Dacă vrei o mână de ajutor în elaborarea și trimiterea comunicatelor care să le facă oamenilor cunoscute ideile tale, dă-ne mai multe detalii la office@communicad.ro și vom fi bucuroși să colaborăm!

Post Views: 194